導入事例
（株式会社吉山商店様）

貴社の事業内容について、教えてください

　北海道札幌エリアを中心にラーメン店を運営しております。
札幌味噌ラーメンを主に提供する「吉山商店」ブランドを札幌４店舗・大阪１店舗、２０１９年１１月より始めたブランド「らーめん草木塔」と別業態となるジェラート専門店「ジェラテリア リッチオ」を含めた、合計７店舗を展開しております。
　事業を通じて「関わる人たちすべてを笑顔に」するために、笑顔でお客様をお迎えし、お見送りすることを心がけております。
一番は、従業員が笑顔でいることによって、心地の良い接客を通して「美味しかった」だけでなく、＋αの感動をお客様に与えられればと考えております。

ＡＳＰＩＴを導入されるまでは、どのような店舗管理をされていましたか？

　２００６年に札幌市の東苗穂という場所に本店を出した当初は、個人店から始まった事業のため「管理」という考えそのものをあまり重視しておりませんでした。
　２店舗目の出店以降は印字タイプのタイムカードを運用しておりましたが、労務事務所に勤怠実績を提出するために、店長による手集計の負担が各店舗で発生していました。
本部が「店舗で誰が何時間働いていたか」という情報を把握する際に、タイムカード運用ではどうしても店舗との時間差があり、勤務時間超過などの是正が本部主導で行えていなかったことが課題でした。

システムの導入を検討し始めたきっかけはなんですか？

　札幌駅直結の商業施設内にある「札幌ら～めん共和国」に４店舗目を出店する頃には、従業員数が全体で１００名を超えており、関西エリアへの出店も控えているといった状況でした。
会社としてもう少し効率の良い勤怠管理の方法がないか探していたところ、労務事務所よりＡＳＰＩＴシステムのご紹介をいただき、検討を始めたことがきっかけです。

ＡＳＰＩＴの導入作業はいかがでしたか？

　導入決定後の打ち合わせ時には、ＡＳＰＩＴシステム上で当社独自の人件費計算ルールを適用できるか等、ひとつひとつ対応可否を確認した上で進めることができたと思います。
　当社では、店舗間の応援勤務が発生した際、応援先店舗によって時給単価や交通費を別途加算するなど、人件費の算出に様々なルールを設けております。
そういった複雑な加算ルールまでシステムに落とし込むことは不可能ではないかと考えておりましたが、細かく設定を行っていただき、ASPITシステム上のみでルール通りの人件費計算ができるようになりました。

　また、営業担当者と導入サポート担当者の２名体制で対応いただいたため、問い合わせの際には必ずどちらかに電話が繋がり、不明点をすぐに解消できたことも非常に有り難かったです。
東京と札幌で距離こそ離れていましたが、それを不便に感じたことはありませんでした。

ＡＳＰＩＴを実際に使ってみられていかがですか？

　システムの導入前と比較して、時間と労力を費やしていたデータ管理が格段に楽になりました。
帳票が豊富に用意されているのでデータ分析の幅も広がったように感じます。
　発注・買掛管理システムで仕入実績を出力すれば「特定の食材を月間でどれくらい仕入れているか」数量と金額がすぐに分かります。
これにより原材料や麺の単価が変動した際に、ある程度月間の仕入金額をシミュレーションできるようになりました。
出店直後の大阪の店舗では、想定よりも原価率が高い状態が続いておりましたが、ＡＳＰＩＴシステムで仕入を見直したところ、翌月には原価率を３．５パーセント下げることに成功しております。
これは金額に置き換えると月間３０万円ほどを削減したことになります。

　また勤怠管理システムに従業員データを登録する際に、昇給などによる時給単価の変更と、その適用日を事前設定できる機能がありますが、この機能を使用することで変更前の時給と変更後の時給がデータとして残るようになりました。
エクセルで従業員データを管理していた頃は過去の時給単価まで記録しきれていませんでしたが、ＡＳＰＩＴシステムは変更前後の時給データをすぐに引っ張り出せるため、アルバイト全体の時給単価や増額タイミングを比較しなければいけない昇給査定時期に非常に参考になっています。

ASPIT導入後の効果はいかがでしたか？

　一番はやはり、店舗からの報告を待つことなく勤怠管理ができるようになったことに効果を感じています。
各店舗の残業状況を本部がいち早く確認し、店舗従業員に休みを促すことができるので、働きすぎない環境を作っていく上でＡＳＰＩＴは欠かせない存在です。
タイムカードからＡＳＰＩＴシステムへの打刻に切り替えたことで、店長の手集計の負担も無くなりました。

　また月次の売上目標に関して、今までは店舗から送られたＦＡＸをもとに予実チェックを行っておりましたが、導入後は目標金額をＡＳＰＩＴシステムに入力するだけで、各店舗の売上達成度が正確に把握できるようになりました。
発注業務を画面上から行えるようになったこともあり、ＦＡＸ削減効果は強く感じています。
　遠方への出張時や催事などで店舗から離れていたとしても、ＰＣとインターネット環境さえあれば各店舗のデータ分析ができるので、本部側として非常に管理がし易くなったと実感しております。

コロナ禍における貴社の取り組みについて、お聞かせください　

　日頃の店内感染防止対策はもちろんのことですが、人との接触を減らしたいと考えるお客様のニーズに応えるために、テイクアウトメニューの販売およびデリバリーサービスへの対応を始めました。
通常、ラーメンは３０分も経てば麺が伸びスープが冷めてしまうため、テイクアウトやデリバリーには不向きなメニューです。
当社では麺とスープを分けたセパレート型で電子レンジに対応した容器を採用しており、麺に関しても小麦粉の配合を変え伸びにくくすることで、時間が経過しても美味しく召し上がっていただけるように提供しております。また、ラーメンの通販事業（ https://yoshiyama-shopping.com/ ）も始めており、こちらは普段店舗に足を運ぶことが難しい遠方のお客様の獲得に成功しております。

　先ほど挙げたものは売上回復に向けた対策ですが、コロナ禍において雇用を維持していくための対策として、従業員が従来どおりの時間数で働けるような環境を作る必要がありました。
不況によって普通では空かないような立地が空いたということもあり、２０２０年９月にジェラート専門店「ジェラテリア リッチオ」を出店しています。
これは、既存店と異なる業態を出店することで、ラーメン業態のピークタイムである１２時台とジェラート業態のピークタイムである１５時台で、効率の良い人員配置を行う狙いがあります。
従業員は同じフロア内のラーメン屋とジェラート屋を行き来して勤務するため、通常であれば人件費や労働時間の計算が複雑になりがちですが、店舗間応援に対応しているＡＳＰＩＴシステムで打刻をきちんと行えば、働いた店舗に対して数字が計上されるのでＦＬ管理も確実に行えます。
コロナ禍の出店は不安もありましたが、ＡＳＰＩＴシステムを事前に導入していて本当に良かったと感じました。

取り組みの中で印象に残ったエピソードについて、お聞かせください

　日々新型コロナウイルス患者の対応にあたる医療従事者支援の一環として、北海道内８０か所の医療機関に対し当社オリジナルのカップ麺をお送りしました。
ラーメン屋である私たちに何ができるかを考えたときに、カップ麺があれば休憩時や夜勤の際に一息つけるのではと思ったことがきっかけです。
　この取り組みの後に、お送りしたすべての医療機関からお礼のお手紙をいただいたことが何よりも印象に残っております。
写真付きのお手紙や手書きのお手紙に医療現場の方々からの様々な思いが詰まっており、一つ一つ読ませていただき非常に胸が熱くなりました。

貴社の今後の展望についてお聞かせください。
また、ＡＳＰＩＴの導入を検討されている企業様にアドバイスをお願いいたします。

　直近では、札幌市内の商業施設への出店を予定しております。
また、シンガポールのとある企業様より海外展開のオファーもいただいている状況です。
　各種助成金が多様化してきている昨今、休業補償などの給付を受けるために「誰が、いつ、どんな休み方をしたか」を正確に記録することは重要だと思います。
当社では、通常の公休や有給休暇の他に、新たに「休業」という勤務区分を設けて、勤怠管理システム上で管理しております。
今後も引き続きＡＳＰＩＴを活用していきたいと考えております。

　これからの時代、やはり店舗規模の大小に関わらず、システムによる業務効率化の必要性は高まってくるはずです。
システム導入を通して具体的にやりたいことがなかったとしても、まずはアナログな業務を少しずつ無くしていくことを目標に相談してみたほうが良いと思います。