飲食店に勤怠管理システムを導入するメリットは？システムの選び方も解説
ほとんどの飲食店は、勤怠管理で苦戦しているところがあるでしょう。よりスムーズにシフト管理を実施したい場合は、勤務管理システムの導入がおすすめです。勤務管理システムを導入することで、シフト管理がスムーズになります。本記事では、飲食店が勤務管理システムを導入するメリットとシステムの選び方について解説するので、ぜひ参考にしてみてください。
飲食店の勤怠管理で抱えている課題
飲食店によっては紙やExcelなどで勤怠管理を実施しているところもあるでしょう。しかしこれらの勤怠管理には課題点がたくさんあります。
集計作業に時間や労力がかかる
飲食店の勤怠管理で抱えている課題点の1つは、集計作業に時間や労力がかかることです。飲食店で従業員に給料を支払う際、1ヶ月にどれくらい働いたのか正確に集計しなければなりません。
アルバイトや契約社員、派遣社員などさまざまな雇用形態の従業員を雇っているとアナログでの集計は負担がかかるでしょう。
集計作業に時間を要すれば、残業時間の発生にもつながってしまいます。
シフト表の作成に時間がかかる
飲食店の勤怠管理で抱える課題点は、シフト表の作成に時間がかかってしまうことです。2〜3人で稼働している小規模飲食店であれば、Excelや紙などでもシフト表の作成は容易ですが、20人以上ともなると厳しいでしょう。
さらに突然の出勤や休みなどが発生すると、紙の場合は書き直しをしなければなりません。
ずさんなシフト管理で労働基準法に違反してしまう
アナログな方法で勤怠管理している飲食店の勤怠管理でよくあるのが、ずさんなシフト管理で労働基準法に違反してしまう可能性があることです。労働基準法に違反してしまうと、今後の飲食店経営にも影響が出てしまうかもしれません。
入力ミスで誤った給与額を算出する
Excelで勤怠管理を行っている場合は、勤怠の入力ミスや有給休暇取得の管理ミスなどのリスクもあるでしょう。入力ミスによって誤った給与額を算出してしまうと、従業員とのトラブルに発展することもあります。
給与計算のミスが頻繁に生じれば、資金管理にも影響が出てくるでしょう。
不正打刻や打刻漏れでトラブルが起こる
飲食店の勤怠管理がずさんな状態だと、従業員による不正打刻や打刻漏れといったトラブルのリスクが高くなります。とくに自己申告制で労働管理を行っている場合は注意が必要でしょう。
シフト管理をするスタッフがいれば不正やトラブルを回避しやすいですが、繁忙期に入ると勤怠管理が疎かになりやすいので注意しましょう。
飲食店が勤怠管理システムを導入するメリット
飲食店の勤怠管理を最適化させるためには、Excelや紙などよりも勤怠管理システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムを導入することで、どのようなメリットが得られるのかを解説していきます。
シフト作成が簡単にできる
飲食店が勤怠管理システムを導入するメリットは、シフト作成が容易にできることです。
Excelのように表作成の手間がないため、短時間ですぐにシフト表が作成できます。またシフトの調整もスムーズに行えるので、紙のような書き直しの手間がありません。
さらにツールによっては、自動で勤務時間を集計したり、一定の労働時間を超えた場合にアラート通知で知らせたりするなどさまざまな機能が備わっているため、さらなる業務効率化につながるでしょう。
残業時間の削減につながる
飲食店が勤怠管理システムを導入するメリットは、残業時間の削減を図れることです。シフト表作成や管理、集計作業などにかけていた時間を短縮させることが可能なので、残業時間の削減を期待できます。
さらにシフト管理の効率化によって余った時間が増えるため、サービスの提供に専念しやすくなるでしょう。
不正打刻を防止できる
勤怠管理システムを導入すると、従業員はICカードやスマホによるGPS、顔認証などで打刻するような形になります。これらのツールは従業員本人のリアルタイムでの打刻状況を把握するため、不正打刻を防止できます。
また手入力による打刻操作が不要となるので、手入力による打刻操作が不要となるのもメリットです。
シフト管理がスムーズになる
勤怠管理システムのメリットは、シフト管理がスムーズになることです。システム1つでシフト表の作成やシフト調整、集計などが行えるので、紙やExcelなどよりも効率よく業務をこなせるでしょう。
とくにシフト調整を頻繁に行うことのある飲食店であれば、勤怠管理システムの導入が望ましいです。
飲食店が勤怠管理システムを導入する際のデメリット
勤怠管理システムはスムーズにシフト作成ができたり、管理がスムーズに行えたりとさまざまなメリットがあります。しかし勤怠管理システムならではのデメリットもあるため、取り扱い方には注意が必要です。
多機能が便利であるとは限らない
複数の機能が備わっている勤怠管理システムですが、すべての機能を便利に活用できるとは限りません。
複数の機能が備わっていることで、操作の仕方で困惑することもあります。うまく操作できなければ、従業員の負担にもなるでしょう。
導入コストがかかる
勤怠管理システムを導入する際はコストがかかります。例えばクラウド型の場合は約3万円〜50万円、オンプレミス型の場合は約30万円〜100万円といったところです。
さらに導入後は月額数百円〜1万円ほどのランニングコストがかかることもあるので、ツール管理に必要な資金を確保しなければなりません（※）。
※"PRONIアイミツ 公式HP"参照
就業規則に対応できないシステムもある
勤怠管理システムによっては、店舗の就業規則に対応できない場合があります。
例えば他店からのヘルプスタッフの勤怠管理ができなかったり、本部の正社員がイレギュラーな時間で働いたりと、自社の就業状況が複雑だと対応するのが難しいです。
もし複雑な勤務体制になっている場合は、勤怠管理のシステムが就業規則に対応できるか確認する必要があるでしょう。
飲食店が勤怠管理システムを導入するポイント
飲食店で勤怠管理システムを導入する際は、お店に合ったツールかどうか確認することが重要です。たとえ便利な機能が備わっていたとしても、従業員が扱えなければ十分に活用することは難しいでしょう。
では、飲食店が勤怠管理システムを導入する際、どのようなポイントを踏まえるべきか1つずつ見ていきましょう。
システムの内容を把握する
勤怠システムを導入する際は、必ずシステムの内容を把握しましょう。
多くの機能が備わっているツールだからといって、必ずしも便利だとは限りません。機能によっては従業員が扱いにくいこともあるので、しっかり中身を知ることが重要です。
料金プランをチェックする
勤怠管理システムは初期費用のみならずランニングコストが発生するので、料金プランの確認が必須です。
無料で使えるプランもありますが、使用可能な機能は限られてくるでしょう。また機能によっては打刻操作と勤怠管理は基本料金で、時間外労働の上限超過アラート設定は別料金ということもあります。
勤怠管理システムの導入にはコストがかかるので、事前に見積書を取り寄せて料金をチェックしましょう。少しでもお得に勤怠管理システムを導入したい場合は、複数のシステムを比べて検討してみるのがおすすめです。
不正打刻を防止できる
勤怠管理システムを選ぶ際は、不正打刻を防止できるかどうか確認しましょう。誰でもシフト操作できるシステムだと不正打刻のリスクが高くなってしまいます。
このようなトラブルを避けるためにも、顔認証やICカードなど不正打刻を防止できる勤怠管理システムを選びましょう。
無料プランから利用してみる
初めて勤怠管理システムを取り扱う飲食店にとっては、しっかりシステムを使いこなせるかどうか懸念もあるでしょう。もしシステム導入に不安があれば、無料プランから利用するのがおすすめです。
無料プランから利用すれば、万が一合わなかったとしてもコストの無駄を防止できます。
飲食店の勤怠管理をスマートに行うなら『ASPIT』がおすすめ
飲食店の勤怠管理をスマートに行いたい場合は、『ASPIT（アスピット）』がおすすめです。『ASPIT』は外食産業向け業務支援システムで約8,000店舗以上が導入しています。シフト作成や勤怠管理、給与計算などは1つのシステムで管理できるので、業務効率化にぴったりのツールでしょう。
さらには売上管理、在庫管理などもワンストップで管理することが可能です。飲食店で勤怠管理の最適化のみならず業務の効率化も図りたい場合は、ぜひ『ASPIT』を活用してみてください。
【Q＆A】飲食店での勤怠管理システム導入に関する疑問
飲食店での勤怠管理システム導入に関する疑問をまとめてみました。気になる質問項目があれば、ぜひチェックしてみてください。
Q. Excelでの勤怠管理との違いは？
- 手間がかからずに勤怠管理が行えるところ
Excelと比べて勤怠管理システムは、手間がかかりにくいのがメリットです。
Excelの場合はシフト表の作成や関数を使用した集計など、手間のかかる業務をしなければなりません。しかし勤怠管理システムの場合は簡単な操作で済むので、効率よく勤怠管理が行えます。
Q. 飲食店向けの勤怠管理システムは無料で使える？
- ツールによっては無料で利用可能
飲食店向けの勤怠管理システムによっては、無料で利用できるものもあります。ただし使用できる機能が限られてくるので、導入する際は無料で利用できる機能の範囲を確認しておきましょう。
飲食店に合った勤務管理システムを導入してみよう
本記事では、飲食店が勤務管理システムを使用するべき理由と導入ポイントを解説しました。よりスムーズに勤怠管理を行いたい場合は、専用ツールの導入がおすすめです。
ツールによってはシフトのみならず、仕入れ管理や在庫管理、売上管理などさまざまな機能が備わっているため、効率よく飲食店業務をこなせるようになるでしょう。勤務管理システムを導入して、ぜひ飲食店業務の効率化を図ってみてください。
