飲食店におけるペーパーレス化のメリットとは｜注意点や導入手順も解説

2023/12/12

飲食店でペーパーレス化を検討している方向けに、飲食店におけるペーパーレス化のメリットや注意点を解説します。後半では実際に導入を進めるときの手順も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

飲食店のペーパーレス化とは

「ペーパーレス化」とは、文字通り紙を削減することです。飲食店経営であれば、以下のようなペーパーレス化があります。

・セルフオーダーによるメニューのデータ化

・会員アプリによる会員カードのデータ化

・マニュアルやシフト管理などのデータ化

・領収書のデータ化

紙の代わりに電子データを用いて情報を管理していくため、基本的にはシステムや業務支援ツールなどの導入が必要となります。

飲食店におけるペーパーレス化の主なメリット

続いて、飲食店におけるペーパーレス化の主なメリットについて紹介します。ペーパーレス化のメリットは以下の通りです。

・業務効率化につながる

・コスト削減につながる

・データが蓄積できる

・顧客満足度の向上につながる

それぞれ詳しく解説します。

業務効率化につながる

大きなメリットとして、ペーパーレス化により業務効率が改善されることが挙げられます。手書きで管理していたさまざまな情報をデータで一括管理することで、人件コストが大幅に削減できるでしょう。

人材不足の解消はもちろんのこと、手が空いた時間を他の業務に回せるようになり、オーナーやスタッフがコア業務に専念しやすくなります。

コスト削減につながる

システム導入費用がかかる点は考慮が必要ですが、紙にかかっていたあらゆるコストを削減できるのもメリットです。

紙の費用だけでなく、インクやファイル、ホチキス代など細かな費用も削減できます。また、電子データであれば保管場所を取らなくなるのも大きなメリットです。

データが蓄積できる

ペーパーレス化では紙の情報を電子データで管理するようになるため、売上や顧客情報のデータを蓄積できるのも魅力です。過去の売上データを遡ったり、客単価などを分析したりといったように、集客やマーケティングをおこなう際にも役立つでしょう。

顧客満足度の向上につながる

ペーパーレス化の具体例として「会員アプリ」「領収書のデータ化」「セルフオーダーシステム」などを紹介しましたが、これらは現場スタッフだけでなく顧客の利便性にも貢献できます。

適切にペーパーレス化ができれば、顧客満足度が向上してお店の印象アップにつながるかもしれません。

飲食店のペーパーレス化の注意点

ペーパーレス化によりさまざまなメリットが期待できる一方で、注意点もいくつかあります。ここでは、飲食店におけるペーパーレス化の注意点を紹介します。

・電子化する書類をしっかり見極めること

・スケジュールに余裕をもって進めること

電子化する書類をしっかり見極めること

ペーパーレス化は便利ですが、何でもかんでも電子化すればよいというわけでもありません。例えば昭和レトロな雰囲気が売りのお店の場合、セルフオーダーを取り入れる場合もメニューは紙で置いたままの方が雰囲気が出ることもあるでしょう。

紙とデータの使い勝手のよさは店舗によって異なります。あくまでも自店舗の状況に応じて判断するようにしましょう。

スケジュールに余裕をもって進めること

ペーパーレス化が実現すればさまざまなメリットを得られますが、既存の仕組みや対応方法を変えるには時間がかかるものです。また、急な変革を進めてしまうと既存スタッフが現場の対応に戸惑ってしまう可能性もあります。

通常業務に支障をきたさないよう、目的に沿ったプランを立てて余裕のあるスケジュールでペーパーレス化を進めていきましょう。

飲食店がペーパーレス化を進める手順

ここからは、飲食店がペーパーレス化を進める手順を解説します。ペーパーレス化を検討している飲食店の方は参考にしてみてください。

目的を明確にする
ペーパーレス化の範囲を定める
ペーパーレス化で使用するツールを選定する
ペーパーレス化に応じて業務プロセスを見直す

1. 目的を明確にする

まずはペーパーレス化を進める目的を明確にしましょう。

「流行っているから」「なんとなくよさそう」というあいまいな理由でペーパーレス化を進めると、システム導入にかかるコストを回収できなかったり、計画が途中で頓挫してしまったりするリスクがあります。

まずは自店舗が抱えている課題を洗い出した上で、ペーパーレス化によりどのような課題が解決できるのか仮説を立てましょう。

2.ペーパーレス化の範囲を定める

クレジットカードの決済の導入時には、契約手続きや業務フローの整備など、スムーズな決済をおこなうための体制作りが必要です。クレジットカード決済に限った話ではありませんが、新しい手段を取り入れるときには手間と時間がかかる点は念頭に置いておきましょう。

スムーズに導入を進めるために、できるだけ余裕をもったスケジュールで準備することをおすすめします。

3. ペーパーレス化で使用するツールを選定する

また、一口にペーパーレス化といっても使用するツールやシステムはさまざまなので、目的に応じて自店舗に合ったシステムを選ぶこともポイントです。

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4. ペーパーレス化に応じて業務プロセスを見直す

実際にペーパーレス化を進めていく中で、業務プロセスの見直しをおこないます。紙の管理よりも簡単になるケースがほとんどですが、一連の流れが浸透するまでにはある程度の時間を要することも。

必要に応じてスタッフへの共有や、マニュアルの改訂などもおこなうようにしましょう。

飲食店のペーパーレス化で業務を効率化

飲食店におけるペーパーレス化の主なメリットや注意点、実際にペーパーレス化を進めるときの手順を解説しました。手書き伝票といった書類をペーパーレス化することで、業務改善はもちろん、データの蓄積や顧客満足度の向上などにつながります。煩雑になりがちな業務をペーパーレス化することで、業務の効率化につなげましょう。