導入事例
(株式会社高倉町珈琲様)

2022年10月導入 執行役員 経理財務部 部長 柏木 伸介 様

業種業態

  • 珈琲

一元管理で月次決算やリリース情報など店舗と本部の連携をスムーズに

  • 課題背景

    貴社の事業内容について、強みや特徴も踏まえ教えてください

  • ASPITの
    選定理由

    ASPITを選んでくださった際にポイントになったことはなんですか?

  • 成果

    ASPITを実際に使われてみて導入後の効果はどうでしたか??

  • 展望

    貴社の今後の展望について、また貴社が発展するにあたり、ASPITをどのように活用いただけますか?

課題背景

貴社の事業内容について、強みや特徴も踏まえ教えてください

西東京エリア八王子に本店を構える高倉町珈琲店を営んでいます。全国の店舗は40を超え、
社員は約80名、アルバイトを含めると常時1200名ほどのスタッフが働いてくれています。
ASPITには1900名の登録マスタがあり、学生のアルバイトも多いです。
珈琲店という業態なのでお店は朝から、一般的な飲食店が休憩タイムになるような14~17時の時間帯もお店はオープンしています。
早朝からオープン前までの短時間勤務するスタッフもいますし、さまざまな時間帯でスタッフが入れ替わり勤務してくれています。
店舗での教育は主にOJTとなっていますが、スタッフが多い分、本部と店舗間の連携を図るため、ASPITの掲示板機能を利用して伝達事項を共有したりしています。
季節ごとにシーズナリーメニューもリリースされるため、そういった店舗全体への情報伝達にもASPITを活用しています。

ASPITを導入されるまでは、どのように店舗運営されていましたか?

ASPITを導入されるまでは、どのように店舗運営されていましたか?

以前はPOSレジを通じて売上の収集をしており、棚卸は別のシステムを利用していました。
受発注はエクセルで単価管理していたので、いわゆるアナログな集計でそれなりに工数がかかっていました。

システムの導入を検討し始めたきっかけはなんですか?

物流のベンダーを変更するタイミングがあり、それがきっかけとなりました。
2021年に自身が高倉町珈琲へ入社した際、店舗数は35店舗ほどでしたが、今後の店舗拡大などを考慮するとエクセル管理を続けること自体を危惧していました。
エクセルは計算式が壊れていたらその数自体がそもそも正確でなくなりますし、毎回計算式を確認したりはしないので非常にアナログかつあやうい集計だなと感じていました。

当時から月次決算の早期化は必要で、売上はPOSレジからあがってきましたが、食材の管理が絡む数字は月初5-6日頃に本部に届くので、その都度急いで経理で対応していました。

システムの導入を検討し始めたきっかけはなんですか?

ASPITの
選定理由

ASPITを選んでくださった際にポイントになったことはなんですか?

ASPITを選んでくださった際にポイントになったことはなんですか?

前職でASPITを知っていたこともあり、売上管理、仕入れや棚卸管理、勤怠管理までも一緒にできそうだなと感じました。またフランチャイズ店舗の管理ができる点も魅力でした。
担当してくれた営業さんが親身に対応してくれたのも印象的です。
多数の部署から細かい要望をリクエストしましたが、時間がかかっても対応してくれました。
いまもそのような関係は続いていますね。
システムでできること、やるべきこと、できないこと、時間がかかることなどはこれまでの経験から私もおおよその見当はつくので、そういった要望に対して「できません」で終わりではなく、より良くするためにあきらめずに対応してくださるところもASPITのよいところだと感じています。

成果

ASPITを実際に使われてみて導入後の効果はどうでしたか??

当社はチェーンレストラングループでの運営を経験したスタッフも多いため、これまでも本部で導入を決定したツールはフランチャイズ店含めて同ルールで運用しています。
そのため店舗でも導入の際に大きな拒否感はなく、ASPITを利用する方が楽だねと浸透していきました。
店舗では発注・棚卸機能をメインで利用しています。食材だけでなく、最近では一括仕入れした販促資材など本部で仕入れた資材についてもASPIT上での管理を検討中です。
棚卸の原価率を確認する作業はASPITを活用することで、エクセルよりぐっと楽になったと感じられていると思います。
オーダーと会計の時間を確認したい、など積極的にみたいデータのリクエストがあったりするので、そういった声をきくとASPITが現場で利活用されているなと感じます。
システムが苦手な方がいた場合でも、「これを利用するとこのデータが見れるよ」と教えてあげたり、実際に集計が楽になることを感じると、おのずとシステムを利用する環境になっていきます。

本部サイドでは、月次決算の締めはとても早くなりました。
日々の売り上げのデータ収集を一番利用しています。
月初5日の時点で売上・原価・総利益までは出ているので、FCに対する売上だけあとは見ればOKの状態です。
店舗の棚卸は4日には完了しているので、これまで10日までかかっていた作業が6日までには終わるようになっています。3日にはすべての締め作業が終わっていることも射程圏内です。

商品部では、サービスのリリース情報や新製品のアナウンスなどをASPITのインフォメーションを利用して発信しています。
他にも商品部は在庫棚機能から、商品の売上や在庫数を鑑みて開発に役立てています。
販売中の商品に対しても売上・在庫確認作業に活用しています。

展望

貴社の今後の展望について、また貴社が発展するにあたり、ASPITをどのように活用いただけますか?

細かい要望は都度対応していただいていますが、これがあるとより便利になるなと思うことは今後も要望として伝えていく関係でいたいですね。

飲食店という業態なので、どうしても店舗のスタッフは働きすぎる環境になりがちです。
ASPITの勤怠管理機能を導入していますが、スタッフ数も多いので承認フローや時給設定の切り分けなど、状況にあわせてより良い管理ができるように今後変えていくよう担当営業さんと相談中です。

またフランチャイズ店舗との請求書が最近発行できるようになったのですが、領収書の取りこみや小口現金管理ができたらさらに経理部門の業務は一元化でき、月次の締め作業もスムーズかつ正確になるだろうと考えています。
そこまでできるとASPITだけで精度の高い簡易損益管理ができるようになると感じています。

貴社の今後の展望について、また貴社が発展するにあたり、ASPITをどのように活用いただけますか?

会社プロフィール

株式会社高倉町珈琲様

http://takakuramachi-coffee.co.jp/

  • 業態・事業:珈琲
  • 規模:40店舗
  • 本社所在地:東京都国立市東1-16-17 ポポロショッピングセンター3F

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